Årsstämman, även kallad föreningsstämma, är bostadsrättsföreningens viktigaste möte. Det är här medlemmarna tar ställning till föreningens ekonomi, styrelsens arbete och fattar beslut som påverkar föreningens framtid.
Här går vi igenom vad som krävs inför, under och efter en årsstämma i en bostadsrättsförening – och när det kan vara klokt att ta hjälp.
Föreningsstämman hålls ofta på våren
Varje bostadsrättsförening ska hålla en årsstämma en gång per år, och den ska genomföras inom sex månader efter räkenskapsårets slut. För de flesta föreningar innebär det att stämman hålls någon gång under våren eller försommaren.
Utöver årsstämman kan föreningen vid behov hålla extra föreningsstämma, till exempel vid större beslut som inte kan vänta till nästa ordinarie stämma.
Så många bör delta på stämman
Alla medlemmar har rätt att delta, ta del av information, ställa frågor och rösta i de ärenden som behandlas på stämman. Styrelsen förväntas normalt närvara för att redovisa sitt arbete, presentera årsredovisningen och besvara frågor från medlemmarna.
Det finns inget fastställt minimiantal medlemmar som måste närvara för att stämman ska vara giltig. Beslut fattas utifrån de röster som faktiskt avges, förutsatt att stämman har kallats på korrekt sätt och genomförs enligt stadgar och lag. Samtidigt har närvaron stor betydelse i praktiken. Många beslut rör föreningens ekonomi, styrelsens ansvar och framtida inriktning, och en bred uppslutning bidrar till både delaktighet och förtroende.
Från förslag till beslut
De beslut som fattas på årsstämman spänner över flera områden. Det handlar bland annat om att fastställa resultat- och balansräkning, besluta om hur årets resultat ska disponeras och ta ställning till ansvarsfrihet för styrelsen. Stämman väljer även styrelse, revisor och beslutar om arvoden. I vissa fall behandlas mer omfattande frågor, som stadgeändringar eller principiella beslut om större åtgärder i fastigheten, vilka ofta kräver särskild majoritet.
Förslag till beslut kommer i de flesta fall från styrelsen, som inom ramen för sitt förvaltningsansvar tar fram underlag och förslag som presenteras i kallelsen eller i tillhörande handlingar. Medlemmar har också möjlighet att påverka dagordningen genom att lämna in egna förslag, så kallade motioner. För att ett medlemsförslag ska behandlas på årsstämman behöver det lämnas in skriftligen inom den tidsfrist som anges i föreningens stadgar.
Under stämman behandlas varje ärende i tur och ordning enligt dagordningen. Förslaget presenteras, därefter ges möjlighet till frågor och diskussion. När stämmoordföranden bedömer att ärendet är tillräckligt belyst går stämman till beslut. Röstning sker i direkt anslutning till respektive punkt och kan ske öppet, exempelvis genom handuppräckning, eller slutet vid personval om stämman beslutar det.
De flesta beslut fattas med enkel majoritet, vilket innebär att mer än hälften av de avgivna rösterna ska stödja förslaget. Vid personval är det den kandidat som får flest röster som väljs. För vissa typer av beslut, exempelvis stadgeändringar eller särskilt ingripande åtgärder, krävs kvalificerad majoritet. Vilken majoritet som behövs beror på beslutets art och regleras i lag och föreningens stadgar.
Medlemmar som inte kan delta personligen kan i många föreningar delta genom ombud via fullmakt, poströstning eller digital närvaro. Vilka former som är tillåtna styrs av föreningens stadgar och hur kallelsen är utformad.
Vad behöver styrelsen göra inför stämman?
En väl förberedd stämma minskar risken för formella fel och onödiga frågor. Styrelsen behöver fastställa datum i god tid, ta fram årsredovisning och säkerställa att revisionsberättelsen är klar, förbereda dagordning enligt stadgar och lagkrav, hantera inkomna motioner från medlemmar, skicka kallelse i rätt tid och på rätt sätt samt se till att handlingar hålls tillgängliga för medlemmarna före stämman.
Det är också viktigt att redan inför stämman ta ställning till om deltagande ska kunna ske digitalt – och att detta framgår tydligt i kallelsen.
Vad behöver ske under stämman?
Under stämman ligger fokus på både struktur och transparens. Stämman öppnas, stämmoordförande väljs och dagordningen fastställs. Det upprättas en röstlängd över närvarande medlemmar och ombud.
Beslutsärenden behandlas i tur och ordning, röstning sker enligt gällande regler och alla beslut ska dokumenteras korrekt i protokoll.
Vad behöver göras efter stämman?
Efter stämman ska protokollet justeras och göras tillgängligt för medlemmarna inom föreskriven tid. Styrelsen ansvarar därefter för att verkställa fattade beslut, till exempel att registrera ny styrelse eller firmateckning, följa upp beslut om budget och arvoden samt påbörja arbete utifrån stämmans inriktning.
Korrekt formalia är viktigt även efter stämman, eftersom stämmobeslut kan klandras inom en viss tidsperiod.
Vanliga frågor om årsstämma i bostadsrättsförening (FAQ)
Nej. Beslut fattas av de medlemmar som deltar, personligen, via ombud eller enligt de alternativ som stadgarna tillåter.
Ja, om stadgarna tillåter det eller om föreningen på korrekt sätt beslutar om digitalt deltagande inför stämman.
Ja, protokollet ska hållas tillgängligt för medlemmarna inom föreskriven tid efter stämman.
Behöver ni stöd inför eller under er årsstämma?
För många styrelser är årsstämman årets mest formella moment. En extern redovisningsbyrå kan bidra med stöd kring bokslut och årsredovisning, ekonomiska underlag till stämman, rådgivning vid mer komplexa beslut samt struktur i stämmo-dokumentationen.
PHM Redovisning deltar ofta på stämmor som stöd till styrelsen, exempelvis för att svara på ekonomiska frågor och förklara årsredovisningen på ett tydligt och pedagogiskt sätt.
Kontakta oss för att få mer information.