Enligt Bostadsrättslagen måste alla bostadsrättsföreningar ha en medlemsförteckning och en lägenhetsförteckning. Anlitas ekonomisk förvaltare är det mycket vanligt att förvaltaren tar ansvar för, och administrerar, dessa förteckningar.
Styrelsen skall föra förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar (medlemsförteckning) samt förteckning över de lägenheter som är upplåtna med bostadsrätt (lägenhetsförteckning). / Bostadsrättslag (1991:614)
Vad är medlemsförteckning?
Medlemsförteckning är ett register på samtliga medlemmar i bostadsrättsföreningen. Den innehåller:
- Medlemmens namn
- Medlemmens adress
- Medlemmens innehav av bostadsrätt
- Dag för inträde i, och utträde från, föreningen
Utöver dessa uppgifter kan det regleras, via föreningens stadgar, att ytterligare information ska finnas i medlemsförteckningen. Det är däremot enbart de punkter som nämns ovan som måste vara med enligt Bostadsrättslagen.
Syfte och användning av medlemsförteckningen
Medlemsförteckningen används bland annat av styrelsen i samband med årsstämman. Detta för att kontrollera vilka lägenheter som är representerade på stämman samt vid en eventuell omröstning.
Eftersom det är en offentlig handling kan exempelvis spekulanter och mäklare kontrollera information i förteckningen inför köp eller försäljning av en lägenhet. Även myndigheter kan ta del av informationen.
Styrelsens ansvar över medlemsförteckningen
Det är styrelsen som har ansvar för att medlemsförteckningen uppdateras i samband med att en medlem exempelvis flyttar in eller ut eller avlider.
Utöver att uppdatera har styrelsen ansvar att förvara förteckningen på ett säkert och åtkomligt sätt. Det kan både ske digitalt och fysiskt. Många föreningar som anlitar en ekonomisk förvaltare överlåter ansvaret för hantering av medlemsförteckningen till förvaltaren.
Att förteckningen ska vara tillgänglig offentligt innebär inte att styrelsen förväntas ge ut kopior eller utdrag. Enligt förarbetet till lagen (Prop 2015/16:4 sida 120) anges att tillgängligheten kan uppnås om intresserade får ta del av informationen på ett läsbart sätt.
Vad är lägenhetsförteckning?
Lägenhetsförteckningen är ett register med information om varje enskild lägenhet i en bostadsrättsförening.
Även bostadsrättsföreningens lägenhetsförteckning regleras av Bostadsrättslag (1991:614) 9 kap 8 – 11 §. I 10 § anges att förteckningen måste innehålla följande information:
- Lägenhetsbeteckning, läge, antal rum och övriga utrymmen
- Datum för registrering av ekonomisk plan hos Bolagsverket
- Bostadsrättsinnehavarens namn
- Insats för bostadsrätten
Om lägenheten överlåtes, eller pantsätts, kommer även följande information finnas:
- Pantsättning i form av belopp och bank
- Överlåtelseavtal som bifogas till lägenhetsförteckningen
Vid en ändring i lägenhetsförteckningen ska det, enligt lag, även noteras datum för ändringen. Ändringar sker exempelvis vid överlåtelse, pantsättning eller stora ombyggnationer som påverkar antalet rum.
I likhet med medlemsförteckningen kan styrelsen även välja att notera mer information gällande bostadsrätterna. Det är exempelvis vanligt att även andelstal nämns eller att ritningar vid större ombyggnationer bifogas.
Syfte och användning av lägenhetsförteckningen
Lägenhetsförteckningen kontrolleras exempelvis av banker inför att ett bolån eventuellt ska beviljas. Detta för att se om lägenheten redan är belånad och i så fall till vilket belopp.
När banken får in en låneansökan kan de skicka en förfrågan till styrelsen i föreningen kring lägenhetens pantsättning. Styrelsen kontrollerar då i lägenhetsförteckningen, noterar på bankens blankett, och returnerar den. Detta utifrån att förteckningen inte är en offentlig handling och att banken därmed inte når uppgifterna på annat sätt. Har föreningen en ekonomisk förvaltare är det istället förvaltaren som banken vänder sig till i dessa frågor.
Styrelsens ansvar över lägenhetsförteckningen
Det styrelsens ansvar att hålla lägenhetsförteckningen uppdaterad och förvara den på ett säkert sätt. Uppdatering i förteckningen sker exempelvis vid överlåtelse av lägenhet eller vid pantsättning.
Styrelsen är även skyldig att informera samtliga panthavare i det fall som medlemmen inte betalat sin avgift i sådan omfattning att skulden överstiger två månadsavgifter.
En skillnad mot medlemsförteckningen är att detta inte är en offentlig handling. Styrelsen kan därmed neka tillgång till information om de anser att den som efterfrågar information inte har tillräckliga skäl.
De enda som lagligt alltid har rätt till informationen är lägenhetsinnehavarna inom bostadsrättsföreningen. De har däremot bara juridisk rätt att få ta del av registrerad information om den egna lägenheten. En medlem kan även ge sin mäklare en fullmakt för att få tillgång till information om medlemmens lägenhet, så kallad Mäklarbild.