Att byta ekonomisk förvaltare kan vara nödvändigt för en bostadsrättsförening som upplever problem med sin nuvarande förvaltare. De vanliga problemen brukar vara bristande service, otillräcklig rådgivning, eller höga avgifter.
Att byta ekonomisk förvaltare är oftast smidigare än man tror, särskilt om den nuvarande förvaltningen har skötts på ett ordentligt sätt. Här går vi igenom vad som krävs och vad man bör tänka på när man byter ekonomisk förvaltare.
Varför byta ekonomisk förvaltare?
Det finns flera skäl till varför en förening kan överväga att byta ekonomisk förvaltare:
- Missnöje med servicenivån: Brist på tillgänglighet eller dålig kommunikation från den nuvarande förvaltaren.
- Misskötsel: Om förvaltaren inte hanterar föreningens ekonomi på ett tillfredsställande sätt.
- Saknad av rådgivning: Om föreningen inte får det stöd och den rådgivning som krävs för att fatta viktiga ekonomiska beslut.
- Kostnadsskäl: Om förvaltningsavgifterna är för höga eller inte motsvarar den tjänst som levereras.
- Avsaknad av digitalisering: Om er nuvarande förvaltare inte hanterar den obligatoriska digitala inlämningen till Bolagsverket smidigt, eller om styrelsen fortfarande tvingas hantera pappersfakturor och fysiska pärmar, är det dags att se sig om efter en modern partner.
En viktig punkt är att kostnaden för att byta förvaltare kan variera, men hos oss på PHM Redovisning är själva bytet helt kostnadsfritt. Dessutom erbjuder vi anpassade priser för varje enskild förening, istället för ett standardpris per lägenhet.
Detta tillsammans med att vi alltid har en hög tillgänglighet och service gör att våra kunder är nöjda med oss.
Hur går bytet av ekonomisk förvaltare till?
Bytet av ekonomisk förvaltare kan delas upp i fem enkla steg:
- Ta kontakt med oss: Skicka en offertförfrågan och bifoga senaste årsredovisningen.
- Samla nödvändig information: När vi kommit överens behöver vi några uppgifter från er för att komma igång. Uppgifterna samlas in i ett smidigt formulär här på hemsidan. Vi behöver bland annat följande uppgifter: kontaktperson på er bank, kontaktperson hos den gamla förvaltaren, styrelsemedlemmar och suppleanter, attestanter för fakturor.
Vi tar sedan ansvar för att sköta kontakten med alla som behövs. - Utse deklarationsombud: Som bostadsrättsförening behöver ni utse oss som deklarationsombud. Vi hjälper er med tydliga instruktioner om hur ni går tillväga för att göra detta på skatteverkets hemsida.
- Signera fullmakt för pantförskrivning: Vi skickar fullmakten till er och ni behöver endast signera och skicka tillbaka.
- Bestäm datum för övergången: Bytet kan ske när som helst under året, men det är bäst att göra det i samband med en kvartalsavisering. Detta gör det enklare för alla parter att hantera övergången smidigt. Vi hjälper er att sätta rätt datum för ett smidigt byte.
- Meddela medlemmarna: Vi hjälper till att informera föreningens medlemmar genom att bistå med ett välkomstbrev som vi mailar ut med all viktig information och kontaktuppgifter.
Vad säger våra kunder?
Många av våra kunder har berättat om hur ett byte till oss har förbättrat både servicenivån och ekonomin i deras förening. En förening i Stockholm upplevde till exempel stora besparingar och snabbare återkoppling på sina frågor efter att de bytte till oss. Andra fördelar som vi får till oss är vår personliga kontakt och våra digitala verktyg som gör styrelseuppdraget enkelt.
Personlig kontakt och proaktiv rådgivning
Med en personlig kontaktperson hos oss får ni alltid snabb hjälp och rådgivning när ni behöver det. Förutom den dagliga ekonomiska förvaltningen erbjuder vi rådgivning som hjälper er att fatta beslut som gynnar föreningens ekonomi på lång sikt.
Flexibla priser och digitala verktyg
Vi förstår att varje kund är unik, därför erbjuder vi anpassade lösningar som passar just era behov och er budget. Vi erbjuder också moderna digitala verktyg, såsom vår webbportal PHM Digital, som gör det enkelt för både styrelsemedlemmar och boende att hålla koll på viktiga dokument och ekonomiska rapporter.
Redo för ett smidigt byte?
Att byta ekonomisk förvaltare behöver inte vara komplicerat. Genom att följa ovanstående steg och säkerställa att all nödvändig information finns på plats kan bytet genomföras smidigt och effektivt. Tveka inte att ta kontakt med oss för att diskutera era behov och hur vi kan hjälpa er att genomföra ett byte på bästa möjliga sätt.
Vanliga frågor och svar vid byte av ekonomisk förvaltare
Nej. Det vanligaste missförståndet är att styrelsen behöver göra det tunga lasset. När ni väljer PHM Redovisning tar vi hand om den största delen av administrationen, inklusive kontakt med er gamla förvaltare och banken. Ert fokus ligger endast på att fatta beslutet och signera nödvändiga fullmakter digitalt.
Hos oss på PHM Redovisning är själva implementeringen och bytet helt kostnadsfritt. Vi tar inte ut någon startavgift för att lägga upp er förening i våra system, vilket skiljer oss från många andra aktörer på marknaden.
Det går att byta när som helst, men det absolut smidigaste är att byta i samband med ett kvartalsskifte. Många väljer också att låta den nya förvaltaren ta över från den 1 januari för att få ett rent bryt vid ett nytt räkenskapsår.
Vi hjälper er att migrera er data digitalt. All historik som är viktig för framtida bokslut och förvaltning förs över till våra system. I vår portal PHM Digital får ni sedan enkel tillgång till föreningens dokument, arkiv och tidigare årsredovisningar.
Den största skillnaden för medlemmarna är att de får nya betalningsuppgifter för sina avgifter (OCR-nummer och bankgiro). Vi skickar ut ett välkomstbrev till alla boende med tydlig information om hur de loggar in i portalen, hur de väljer e-faktura/autogiro och vart de vänder sig med frågor.
Nej, ni kan behålla er nuvarande bank. Vi sätter upp nödvändiga kopplingar mot er befintliga bank för fakturabetalningar och aviseringar. Däremot kan vi ofta hjälpa er att se över era bankvillkor i samband med bytet för att se om det finns pengar att spara.